制度是為人類設(shè)計(jì)的、構(gòu)造了政治、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)相互關(guān)系的一系列約束。下面小編給大家提供一些單位檔案管理制度大全參考，希望對(duì)大家寫(xiě)單位檔案管理制度大全有幫助。

單位檔案管理制度大全篇1

檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理。其中：一級(jí)管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。

2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。

3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。

4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

歸檔制度

1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。

6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。

7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。

8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。

檔案保管制度

1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。

4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

單位檔案管理制度大全篇2

一、干部人事檔案查（借）閱制度

1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。

2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對(duì)提供查閱的檔案進(jìn)行登記。

3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

4、查閱人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

5、查閱人員要愛(ài)護(hù)干部人事檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上圈畫(huà)、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。

6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細(xì)致核對(duì)，經(jīng)檔案主管部門簽署意見(jiàn)蓋公章后，方可使用。

7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理（必須是正科級(jí)單位政工人員），并填寫(xiě)借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。（最多不超過(guò)15天）

二、干部人事檔案計(jì)算機(jī)管理制度

1、愛(ài)護(hù)機(jī)器設(shè)備，熟悉機(jī)器性能，按程序規(guī)范操作。

2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。

3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時(shí)維護(hù)，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。

4、新進(jìn)干部檔案和零散材料的信息錄入在三個(gè)月內(nèi)完成；干部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。

5、對(duì)新維護(hù)的檔案管理信息要及時(shí)備份，并登記備份的時(shí)間和主要內(nèi)容。

6、不得隨意使用外來(lái)磁盤(pán)，確需要使用時(shí)要進(jìn)行病毒檢查，防止機(jī)器故障造成信息的損壞或丟失。

7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無(wú)關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴(yán)禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。

8、利用干檔信息對(duì)干部隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

三、干部人事檔案材料收集補(bǔ)充制度

1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動(dòng)、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。

2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認(rèn)可的材料，未經(jīng)組織同意，個(gè)人提供的材料不得收集。

3、凡新參加工作的國(guó)家干部、地方新安置的部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫(xiě)“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補(bǔ)充進(jìn)干部人事檔案。

4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個(gè)月內(nèi)，將材料主動(dòng)送交主管干部人事檔案的部門歸檔。

5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時(shí)、主動(dòng)地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。

6、注意做好材料收集中的安全_工作，不得泄露材料內(nèi)容。

7、認(rèn)真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。

四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度

1、對(duì)收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。

2、歸檔的材料必須真實(shí)、完整、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。

3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)的材料，必須經(jīng)過(guò)復(fù)制方可歸檔。

5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度

1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。

3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過(guò)認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。

4、干部人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。

5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫(xiě)“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。

6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個(gè)月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。

7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)的變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。

8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章。

六、干部人事檔案檢查核對(duì)制度

1、干部人事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期地進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。

3、整理好的干部人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)糾正。

4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

6、輸入計(jì)算機(jī)的干部人事信息須與干部人事檔案核對(duì)無(wú)誤后方可使用。

七、干部人事檔案保管保密制度

1、嚴(yán)禁按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管_工作。

2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房（室），配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。

3、干部人事檔案庫(kù)房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和適宜的溫、濕度。

4、干部人事檔案庫(kù)房（室）和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。

5、非管理及無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房（室）。

6、嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問(wèn)題或其它重要問(wèn)題的材料。

7、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。

8、嚴(yán)禁任何人攜帶干部人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所和娛樂(lè)場(chǎng)所。

9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

八、送交干部人事檔案材料制度

1、各組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。

2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個(gè)月內(nèi)，主動(dòng)送交干部人事檔案管理部門歸檔。

3、任何組織與個(gè)人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。

4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。

5、干部人事檔案管理部門，對(duì)未能按時(shí)遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門聯(lián)系。

6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時(shí)通知有關(guān)部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)。

九、干部人事檔案管理人員職責(zé)

1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國(guó)家積累檔案史料；

2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。

3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞；

4、登記干部職務(wù)、工資的變動(dòng)情況；

5、為有關(guān)部門提供干部的情況；

6、做好干部人事檔案的安全保密、保護(hù)工作；

7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo)；

8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)；

9、定期向檔案管（室）移交死亡干部的檔案；

10、辦理其他有關(guān)事項(xiàng)。

單位檔案管理制度大全篇3

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，保證財(cái)務(wù)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。

第二條財(cái)務(wù)部門是財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門，財(cái)務(wù)檔案管理工作分為六大類，包括會(huì)計(jì)檔案管理、年度報(bào)告及審計(jì)資料管理、資金檔案管理、預(yù)算檔案管理、日常往來(lái)文件、決議檔案管理、合同檔案管理。其中每部分需依據(jù)具體情況進(jìn)行詳細(xì)分類。

第二章會(huì)計(jì)檔案管理

第三條會(huì)計(jì)檔案管理包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)資料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料。

具體包括：

1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字說(shuō)明，其它財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、銀行余額調(diào)節(jié)表、其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。

第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，檔案依據(jù)分類，分別保存，憑證按月整理保存，次年初將本年賬簿存檔。

第五條應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整理，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。

第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)憑證上涂畫(huà)，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。

第七條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊(cè)，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、部門、日期、查閱內(nèi)容、歸還日期等。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類。

第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從年度終了后的第一天算起。

第十條對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊要求的，可以報(bào)董事會(huì)批準(zhǔn)。

第十一條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序銷毀：

1.編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

2.集團(tuán)總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)在會(huì)計(jì)檔案銷毀冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

3.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)與董事長(zhǎng)辦公室人員共同監(jiān)銷。

4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案;銷毀后，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司總裁。

第十二條保管期滿但未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。

第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書(shū)面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存，同時(shí)刻錄成光盤(pán)進(jìn)行備份保管。

第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的一方統(tǒng)一保管，另一方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦法交接手續(xù)。

第十五條公司合并，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

第十六條公司之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

第三章年度會(huì)計(jì)報(bào)告及審計(jì)資料管理

第十八條年度資料包括年度報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等，這些報(bào)表及資料應(yīng)依據(jù)時(shí)間、類別分別由專人保管。

第十九條年終報(bào)告、審計(jì)、驗(yàn)資報(bào)告應(yīng)長(zhǎng)期保存，分別裝訂，注明名稱、日期等。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，

第二十條年度報(bào)告及審計(jì)資料原則上不予外借。需經(jīng)公司借閱審批流程批準(zhǔn)，資料保管人需記錄發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、部門、數(shù)量等，并由接收人簽字或蓋章。

第四章資金類檔案管理

第二十一條資金類檔案包括資金日?qǐng)?bào)、資金周報(bào)、資金計(jì)劃，資金計(jì)劃執(zhí)行情況分析報(bào)告、資金臺(tái)賬、融資臺(tái)賬、員工薪酬信息等方面。

第二十二條資金類檔案按月度、季度、年度進(jìn)行分類保管。

第二十三條融資臺(tái)賬信息記錄須完整，因融資業(yè)務(wù)而簽定的合同及協(xié)議必須將原件整理歸檔。

第二十四條資金類檔案的管理應(yīng)執(zhí)行公司保密制度。

第五章預(yù)算檔案管理

第二十五條預(yù)算檔案包含月度、季度、年度預(yù)算與年度預(yù)算方案，預(yù)算調(diào)整方案，預(yù)算執(zhí)行情況等，涉及收入、成本、費(fèi)用及資本性支出等方面。

第二十六條預(yù)算檔案按年度分類保管。年度預(yù)算應(yīng)永久保存。

第六章日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件、決議檔案管理

第二十七條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件分為內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件及外部財(cái)務(wù)文件兩大類。其中內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件包括各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文件，包括“內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”、“內(nèi)部通知”“股東會(huì)決議”“董事會(huì)決議”等;外部文件包括公司同外單位之間的所有國(guó)、內(nèi)外往來(lái)文件。

第二十八條日常往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)內(nèi)容進(jìn)行分類保存，如內(nèi)部規(guī)章制度，審計(jì)往來(lái)文件等等;外部往來(lái)財(cái)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)往來(lái)單位進(jìn)行分類存檔。

第二十九條公司內(nèi)部往來(lái)財(cái)務(wù)文件或外部財(cái)務(wù)文件亦需依據(jù)時(shí)間順序存檔，以年度為限，以前年度檔案需另行存放。

第七章合同檔案管理

第三十條依據(jù)集團(tuán)合同管理規(guī)定建立合同臺(tái)賬，進(jìn)行合同檔案管理。

第三十一條按合同性質(zhì)進(jìn)行分類保存，編制合同清單，每季度清理一次，如有遺失、毀損，要查明原因，及時(shí)處理。

第三十二條合同原件無(wú)特殊情況不得外借。可在財(cái)務(wù)部門查閱合同文檔，確因工作需要借出查閱，須按公司借閱審批流程，經(jīng)批準(zhǔn)后，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，以影印件借出。

第三十三條合同文檔須指派專人負(fù)責(zé)。

第八章附則

第三十四條本辦法由集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋、修訂。

第三十五條本辦法經(jīng)董事長(zhǎng)辦公室批準(zhǔn)后生效，自生效之日起開(kāi)始實(shí)施。

單位檔案管理制度大全篇4

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)公司各類檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條凡公司、各部門在工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須集中管理，任何部門、和個(gè)人不得據(jù)為已有。

第二章檔案管理體制

第三條

1、統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，任何部門和個(gè)人不得把公司檔案資料據(jù)為己有。

2、保守秘密原則：?jiǎn)T工都有保守檔案秘密的義務(wù)，維護(hù)公司利益，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的檔案機(jī)密。

第四條公司檔案分為：文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案、各項(xiàng)規(guī)章制度檔案、工程技術(shù)檔案各項(xiàng)目資料、圖紙資料、建設(shè)工程、拆遷檔案等其他資料。

1、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。未經(jīng)董事長(zhǎng)許可，任何人不可動(dòng)用。

2、有關(guān)文書(shū)、各項(xiàng)規(guī)章制度方面的資料，由辦公室保管。

3、設(shè)計(jì)方案、施工圖、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理、洽商、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料、采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書(shū)、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書(shū)等，由工程部自行歸檔保管。

4、銷售部方面資料：由銷售部保管對(duì)外簽定的廣告、策劃合同等。銷售人員在合同簽署完畢后，辦公室應(yīng)保留一份售樓商品房合同樣本，永久保存。

5、前期部方面資料：項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料，由前期部自行歸檔保管。

6、拆遷部方面資料：征地、拆遷批復(fù)等文件資料，由拆遷部自行歸檔保管。

7、各部門向辦公室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。

第五條各部門形成的文件材料等由本部門負(fù)責(zé)歸檔管理，辦公室有責(zé)任對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第六條因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)，應(yīng)將文件材料交接清楚，才能離職。

第三章檔案的歸檔范圍

第七條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊(cè)、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

1、部門含部門以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記等。

2、各種工程圖紙、設(shè)計(jì)變更通知書(shū)等工程資料。

3、各類工程檢測(cè)、鑒定報(bào)告。

4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū)，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說(shuō)明書(shū)。

5、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊(cè)及其管理方面的文件材料。

6、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

7、公司各種管理規(guī)章制度。

8、公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營(yíng)銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

11、公司發(fā)展大事記，和董事長(zhǎng)親自起草或修改的重要文稿。

12、其他需要?dú)w檔的重要文件。

第四章檔案的借閱管理辦法

第八條凡需借閱公司檔案者，均須填寫(xiě)《檔案借閱審批單》，簽批后方能借閱。

第九條借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批

1、公司各部門因工作需要，借閱、查閱需辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)部門經(jīng)理簽字，董事長(zhǎng)助理或總經(jīng)理審批后，可辦理借閱、查閱手續(xù)。

2、重要檔案及財(cái)務(wù)檔案，須由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可借閱。

第十條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，依據(jù)《檔案借閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)董事長(zhǎng)助理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

第十一條公司檔案借閱查閱只供公司內(nèi)部各部門。檔案借閱時(shí)間為3天，如需延長(zhǎng)，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理人員須及時(shí)催還。借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量，承擔(dān)一切賠償責(zé)任。

第十二條借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對(duì)其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。

第十三條加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防潮等工作,定期檢查檔案保管工作。

第五章檔案的銷毀

第十三條辦公室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料。

第十四條對(duì)已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)辦公室確認(rèn)，報(bào)董事長(zhǎng)助理、總經(jīng)理審批，并進(jìn)行登記后予以銷毀。

第十五條銷毀時(shí)要有二人監(jiān)督，銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

第六章罰則

第十六條有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者檔案管理者同罰。

6、泄露公司檔案機(jī)密者。

7、其他危害公司利益的行為。

第十七條本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充。對(duì)未盡事宜，辦公室隨時(shí)調(diào)整更新。

單位檔案管理制度大全篇5

一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請(qǐng)書(shū)。

二、查閱重要的或密級(jí)檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；查閱珍貴檔案時(shí)，以復(fù)印件代替原件利用。

三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。

四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

五、外國(guó)組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。

六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對(duì)違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責(zé)令賠償或其它處置，直至追究法律職責(zé)。

七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或辦公室授權(quán)，任何單位、個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案資料。

單位檔案管理制度大全篇6

為了提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務(wù)，根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國(guó)檔案法》、《干部檔案工作條例》，特制定本制度。

一、保密制度

1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)_工作的方針、政策和規(guī)定，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》，做好人事檔案的_工作。

2.加強(qiáng)組織紀(jì)律，堅(jiān)守工作崗位。

3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫(kù)房(室)，配備鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管人事檔案。

4.人事檔案庫(kù)房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，保持庫(kù)房的清潔和溫、濕度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，立即報(bào)告，及時(shí)采取措施。

5.人事檔案庫(kù)房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員變動(dòng)時(shí)，必須辦理好交接手續(xù)。

6.無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房(室)。

7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個(gè)人政治歷史問(wèn)題或其他重要問(wèn)題的材料，嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)合和娛樂(lè)場(chǎng)合，不得在電話或公共場(chǎng)所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。

8.對(duì)利用人事檔案的人員，進(jìn)行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。

9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)格密封，通過(guò)機(jī)要傳遞或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，盡量避免本人自帶。

10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

11.人事檔案一般不外借，但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時(shí)，要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)五天。

12.屬歸檔的材料，及時(shí)轉(zhuǎn)入本人檔案，須轉(zhuǎn)遞的檔案，做好移交簽字登記手續(xù)。

13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。

14.發(fā)現(xiàn)泄密事件，認(rèn)真處理。

二、歸檔制度

1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)、廉的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時(shí)做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見(jiàn)附件。

2.校屬各單位要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度，并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。

3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個(gè)月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校，沒(méi)有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼，并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。

4.收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，格式規(guī)范、文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。

5.不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

6.人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

7.每年引進(jìn)人員要填寫(xiě)干部履歷表或補(bǔ)充表，充實(shí)干部人事內(nèi)容。

8.對(duì)收集的材料，要做好收集登記和交接手續(xù)。

三、鑒別制度

1.收集的材料必須經(jīng)過(guò)鑒別，未經(jīng)鑒別，不得隨意歸檔或擅自銷毀。

2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時(shí)和整理過(guò)程中進(jìn)行。

3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù)，嚴(yán)肅認(rèn)真，確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。

4.歸檔的材料必須真實(shí)完整，字跡清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備;對(duì)不該歸檔的材料，要區(qū)別處理，凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。

5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。

四、整理制度

1.整理人事檔案，要先對(duì)缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。

2.整理要做到：干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。

3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識(shí)，掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。

4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī)，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。

5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理，零材料及時(shí)裝訂入卷。

6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料，必須認(rèn)真登記，需銷毀的材料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。

7.整檔過(guò)程中，要切實(shí)做好防火安全_工作，整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙，嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。

五、借閱制度

1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級(jí)單位書(shū)記、主任，必須是中共正式黨員。

2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫(xiě)《干部人事檔案查(借)閱登記表》。

3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查(借)閱。

4.查(借)閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時(shí)不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。

5.查閱檔案的單位或個(gè)人，不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的，必須請(qǐng)示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。

6.檔案不外借，如必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

六、轉(zhuǎn)遞制度

1.遞人事檔案或材料必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

2.人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送，一般情況下，不準(zhǔn)公開(kāi)郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來(lái)提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。

3.遞檔案時(shí)，必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下，須經(jīng)人事處

有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見(jiàn)并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，逾期一個(gè)月未見(jiàn)對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫(xiě)信或電話催回，以防丟失。

4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動(dòng)，干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整，人事處及組織部應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后，人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功，如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個(gè)月以內(nèi)追回檔案，最多不超過(guò)三個(gè)月。

5.職工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等，在沒(méi)收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起，按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動(dòng)離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下，方可轉(zhuǎn)出。

6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。

7.不屬于在職人員的代管人事檔案，在檔案轉(zhuǎn)出時(shí)，按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。

8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封，并加蓋機(jī)密章，有關(guān)人員認(rèn)真填寫(xiě)《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。

七、核查制度

1.事檔案管理部門對(duì)所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對(duì)，一般每半年核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

2.提供利用的人事檔案，再回收時(shí)，要嚴(yán)格檢查，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可入庫(kù)。

3.理好的人事檔案入庫(kù)前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)糾正。

4.出和接收人事檔案時(shí)，應(yīng)將材料與目錄檢查核對(duì)一遍，防止張冠李戴或缺少材料。

5.收集的人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。

單位檔案管理制度大全篇7

第一條為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。

第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。

第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。

中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國(guó)家檔案局備案。

第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：

(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;

(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;

(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;

(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。

第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。

第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。

第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級(jí)。

第十條企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。

第十一條企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。

第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國(guó)有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫(xiě)有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。

第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。

第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。

第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。

第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國(guó)家、社會(huì)和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

第十七條國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng)，應(yīng)按《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國(guó)有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。

第十八條企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第十九條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，依法進(jìn)行處理。

第二十條本規(guī)定由國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十一條本規(guī)定自20__年9月1日起實(shí)施。《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的，以本規(guī)定為準(zhǔn)。

單位檔案管理制度大全篇8

一、目的

為了確保公司檔案的完整及安全，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用，特制定本管理制度。

二、適用范圍

適用于公司檔案資料的管理。

三、管理職能

（一）公司辦公室負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)置專門的檔案室，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、補(bǔ)充、開(kāi)發(fā)、利用、銷毀等各項(xiàng)工作。

（二）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責(zé)如下：

1、接收各部門上交的存檔資料，做好收件登記；

2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門使用完畢的應(yīng)存檔資料，補(bǔ)齊缺失的檔案資料；

3、對(duì)收到的檔案資料按規(guī)則整理、分類、立卷，分類規(guī)范存放；

4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)工作；

5、建立檔案檢索索引；

6、按規(guī)定辦理檔案資料借閱和收回手續(xù)，并做好登記，保證檔案資料安全無(wú)損；

7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；

8、建立和維護(hù)電腦檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行數(shù)字化管理；

9、遵守保密制度。

（三）各部門管理職責(zé)

1、按本制度規(guī)定保管好本部門暫時(shí)保存的檔案資料；

2、及時(shí)將本部門經(jīng)辦或接收的應(yīng)存檔資料交檔案室存檔；

3、妥善保管本部門借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。

四、資料歸檔管理

（一）歸檔資料范圍

1、各級(jí)政府和職能管理部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、認(rèn)定、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、法律文書(shū)、公示信息等資料；

2、公司對(duì)各級(jí)政府和職能管理部門上報(bào)的各種申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申訴、申報(bào)等資料；

3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書(shū)、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復(fù)等往來(lái)資料；

4、公司內(nèi)部形成的各種文件、通知、會(huì)議資料、決議、決定、意見(jiàn)、規(guī)劃、計(jì)劃、方案、報(bào)告、總結(jié)、簡(jiǎn)訊等；

5、公司制訂的各類管理制度、規(guī)定、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、操作規(guī)程、安全規(guī)程、責(zé)任制、責(zé)任書(shū)、經(jīng)濟(jì)或管理協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)等內(nèi)部管理資料；

6、公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書(shū)等資料；

7、公司產(chǎn)品立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設(shè)、評(píng)審、驗(yàn)收等項(xiàng)目資料；

8、公司各類設(shè)備在設(shè)計(jì)、制作、安裝、調(diào)試、技術(shù)改造、使用過(guò)程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書(shū)等設(shè)備資料；

9、公司各類基建工程勘探設(shè)計(jì)資料、圖紙、報(bào)建資料、施工記錄、驗(yàn)收記錄等基建資料；

10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)中的各類報(bào)表、臺(tái)賬、記錄、報(bào)告單等資料；

11、各類財(cái)務(wù)憑證、賬薄、報(bào)表、臺(tái)賬、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)結(jié)算、投融資、資本股權(quán)等資料；

12、人員招聘、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；

13、公司取得的各種證書(shū)、證件、獎(jiǎng)牌；

14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類報(bào)刊、期刊、文獻(xiàn)、圖書(shū)等資料以及參加外部會(huì)議或培訓(xùn)取得的相關(guān)資料；

15、公司文化、產(chǎn)品對(duì)外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標(biāo)簽、標(biāo)記、說(shuō)明書(shū)等資料；

16、公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的相關(guān)資料；

17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤(pán)、磁帶、電子存儲(chǔ)設(shè)備等資料；

18、其他具有保存價(jià)值的資料。

（二）歸檔資料收集

1、結(jié)合公司具體情況，財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部管理，超過(guò)十年的可轉(zhuǎn)入檔案室；

人事檔案由人事管理部門管理；

生產(chǎn)管理類、經(jīng)營(yíng)管理類檔案，在部門日常工作中產(chǎn)生的報(bào)表、臺(tái)帳、記錄等資料由部門管理；

其他資料一律交由檔案室統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)主動(dòng)上交。

2、凡是以公司名義對(duì)外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門名義對(duì)外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；

如資料還須發(fā)出后由對(duì)方完善相關(guān)手續(xù)(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。

3、各部門形成或接收的應(yīng)存檔資料,由部門負(fù)責(zé)人(或各線副總)負(fù)責(zé)督促存檔；

4、公司有償取得的資料，在報(bào)賬時(shí)由檔案管理人員在報(bào)賬單據(jù)上簽“資料已存檔”字樣，方可報(bào)銷。部門如需使用，可從檔案室借出或復(fù)印。

5、公司人員外出參會(huì)帶回的資料,在報(bào)銷差旅費(fèi)前須交檔案室存檔，否則不予報(bào)賬。報(bào)賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。

6、在檔案資料歸檔期，公司內(nèi)部使用的各類應(yīng)存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門兼職檔案人員收集應(yīng)該歸檔的原始資料，各主管部門兼職檔案人員應(yīng)積極配合和支持。

（三）資料歸檔要求

1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，符合形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找利用。

2、歸檔的文件資料應(yīng)為原件，因故無(wú)原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復(fù)印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。

3、非紙質(zhì)文件資料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔；

具有永久長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

（四）歸檔時(shí)間

1、除公司訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書(shū)資料和各部門日常工作中形成的報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的資料外，其他應(yīng)歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。

2、報(bào)表、臺(tái)賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門代為保管。

3、報(bào)刊于次月初從各部門收回歸檔；

雜志、圖書(shū)資料于次年二月收回存檔。

4、工程項(xiàng)目建設(shè)資料在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。

（五）歸檔移交

1、各部門的兼職檔案管理人員（部門核算員）應(yīng)檢查本部門歸檔文件資料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊(cè)，由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案部門移交。重要項(xiàng)目的文件資料移交時(shí)應(yīng)編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。

2、檔案管理部門接收時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。

3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交清冊(cè)，并履行簽字手續(xù)，移交清冊(cè)各留一份以備查考。

五、檔案保管

（一）收件登記

1、檔案室應(yīng)建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類登記，詳細(xì)記錄資料名稱、交件日期、部門和交件人，以便追溯。

2、檔案管理人員收件后應(yīng)按資料類別存放到相應(yīng)地點(diǎn)，將資料名稱和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱和存放地點(diǎn)按類別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案分類

1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規(guī)則分類：

A——股權(quán)類：公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)所有資料，包括公司章程、股東名冊(cè)、董事名冊(cè)、監(jiān)事名冊(cè)、股權(quán)變更資料、會(huì)議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。

B——綜合管理類：

01——公司內(nèi)部文書(shū)資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、決議、決定、意見(jiàn)、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類規(guī)劃、計(jì)劃、方案、決策、工作總結(jié)，公司組織開(kāi)展各類活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團(tuán)工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。

02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類管理制度、規(guī)定規(guī)程、辦法、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、責(zé)任書(shū)等；

按小類立卷。

03——外聯(lián)資料，包括公司對(duì)各級(jí)政府和職能部門上報(bào)的各種請(qǐng)示、申請(qǐng)、報(bào)告、匯報(bào)、說(shuō)明、申報(bào)資料等材料，上級(jí)部門下發(fā)的各種文件、通知、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)、政策法規(guī)信息、標(biāo)準(zhǔn)、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類立卷。

04——統(tǒng)計(jì)資料，包括統(tǒng)計(jì)報(bào)表、臺(tái)帳、分析報(bào)告等。按小類立卷。

05——其他資料，不能歸集到以上類別中的資料，可以暫空，以后有其他類別資料時(shí)添加類別編號(hào)。按時(shí)間先后順序立卷。

C——經(jīng)營(yíng)類01——合同，公司對(duì)外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。

02——客戶資料，包括市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、往來(lái)客戶資料、客戶評(píng)價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。

03——廣告宣傳資料，公司開(kāi)展各項(xiàng)廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。

D——生產(chǎn)管理類01——安全環(huán)保資料，包括安全規(guī)范、安全環(huán)保評(píng)價(jià)驗(yàn)收資料、標(biāo)準(zhǔn)化材料、事故認(rèn)定材料、培訓(xùn)教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類立卷。

02——質(zhì)量計(jì)量資料，包括執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、檢定資料、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量碼單、化驗(yàn)單、臺(tái)帳等。按小類立卷。

03——設(shè)備管理資料，包括操作規(guī)程、設(shè)備臺(tái)帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計(jì)劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類立卷。

04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標(biāo)、操作記錄、開(kāi)停車記錄、生產(chǎn)報(bào)表等。按產(chǎn)品立卷。

E——技術(shù)類01——項(xiàng)目資料，包括可研報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、研發(fā)報(bào)告、工藝包、實(shí)驗(yàn)記錄、設(shè)計(jì)資料、立項(xiàng)資料、報(bào)建資料、變更資料等。按項(xiàng)目立卷。

02——基建資料，包括設(shè)計(jì)圖紙、預(yù)決算、施工紀(jì)錄、施工報(bào)告、竣工驗(yàn)收資料、檢驗(yàn)報(bào)告等。按建設(shè)項(xiàng)目立卷。

03——設(shè)備資料，包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、技術(shù)規(guī)程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門和設(shè)備名稱立卷。

F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續(xù)、歷年崗位、工資、考評(píng)、獎(jiǎng)懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。

02——工資結(jié)算資料，包括工資表和責(zé)任制結(jié)算資料。按月立卷。

03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。

04——招聘培訓(xùn)資料，包括人員需求申請(qǐng)、招聘計(jì)劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓(xùn)計(jì)劃、記錄、考試試卷、人員花名冊(cè)、人員變動(dòng)報(bào)表等。按小類立卷。

05——社會(huì)保險(xiǎn)資料，包括參保名冊(cè)、增減申報(bào)表、核定單、繳費(fèi)申請(qǐng)等。

G——財(cái)務(wù)檔案，包括財(cái)務(wù)憑證、帳簿、報(bào)表、投融資資料等。按財(cái)務(wù)規(guī)范立卷。

H——證照類，包括公司獲得的各種證件、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、牌匾、印信等。

I——影像電子類，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。

J——圖書(shū)類，包括公司訂閱和購(gòu)買的各種刊物、雜志、文獻(xiàn)資料、圖書(shū)、工具書(shū)、重要報(bào)刊等。

2、檔案資料分類后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數(shù)字化管理，統(tǒng)一按分類規(guī)則編號(hào)，編號(hào)規(guī)范如下：

X-__-__-__卷宗序號(hào)（同一類卷宗超過(guò)一本時(shí)的排序號(hào)）小類序號(hào)，用01、02、03……代表各小類二級(jí)分類編號(hào)，即分類規(guī)定中01、02、03…序號(hào)一級(jí)分類代碼，即分類規(guī)定中A--J3、無(wú)具體二級(jí)及以下分類規(guī)定的，由檔案室自行分類編號(hào)，但必須將分類規(guī)則明確標(biāo)注于檢索簿上，以保持延續(xù)性和一致性。無(wú)須分類的可省略二級(jí)或小類編號(hào)。

4、卷宗按年裝訂，年號(hào)和編號(hào)應(yīng)標(biāo)注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類別文字說(shuō)明；

單體存放的檔案資料應(yīng)用標(biāo)簽將編號(hào)貼在資料表面可直視處，不宜貼標(biāo)簽的（如證照）在反面標(biāo)注。

5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；

按保密要求可分為絕密、機(jī)密、秘密和一般檔案；

按保管期限可分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。整理時(shí)應(yīng)根據(jù)情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。

（三）檔案保管

1、所有卷宗資料應(yīng)按類別分柜分區(qū)存放，整齊有序排列。存放柜應(yīng)編號(hào)并標(biāo)注存放類別。

2、整理裝訂時(shí)，永久、長(zhǎng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。

3、卷宗封面標(biāo)注和編號(hào)書(shū)寫(xiě)應(yīng)規(guī)范，具有耐久性。

4、卷宗內(nèi)的資料應(yīng)按序編號(hào)，表面應(yīng)設(shè)卷內(nèi)目錄，以便查找。

5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防雨淋，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

6、部門保管的檔案資料也須按統(tǒng)一規(guī)則分類編號(hào)保管。

7、重要和涉密檔案應(yīng)設(shè)專柜存放，以免遺失或泄露。

六、檔案的借閱和利用

1、檔案室應(yīng)設(shè)置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱、借閱用途、批準(zhǔn)人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級(jí)部門，不能歸還，借閱人應(yīng)在登記簿上注明不能歸還的原因。

2、借閱檔案資料應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能借閱。批準(zhǔn)權(quán)限如下：普通檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可，檔案室主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；

重要檔案由借閱部門負(fù)責(zé)人和分管副總簽字認(rèn)可，分管檔案的副總批準(zhǔn)，特別重要的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；

涉密檔案按《》規(guī)定權(quán)限批準(zhǔn)。

3、借出用于職能部門辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)3天；

在公司內(nèi)使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)月。因故需要繼續(xù)使用，可以續(xù)借，須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還者，檔案管理員負(fù)責(zé)催還。

4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當(dāng)天必須歸還。借出人必須嚴(yán)格遵守《》相關(guān)規(guī)定。

5、檔案歸還時(shí)應(yīng)在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統(tǒng)中同時(shí)記錄以備查。

6、檔案借閱者必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔、嚴(yán)禁涂改；

注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、損壞、遺失；

損壞者按重新備置費(fèi)用賠償，故意損毀者予以辭退。

七、檔案的銷毀

1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。檔案銷毀一律由總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《文件/紀(jì)錄銷毀呈報(bào)表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。

4、在銷毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專人監(jiān)督銷毀。

八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。

單位檔案管理制度大全篇9

1.總則

1.1為了規(guī)范公司檔案管理，確保信息安全，便于信息共享和有效的利用檔案，特制訂本管理辦法。

1.2所有相關(guān)公司工作活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司職能活動(dòng)的，具有查考利用價(jià)值的文件、音像資料均屬歸檔范圍。

2.范圍

2.1公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；

2.2公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的文件材料；

2.3公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；

2.4公司有效證照、證件、印章；

2.5公司獲得的榮譽(yù)資料；

2.6公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；

2.7會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、財(cái)務(wù)分析；

2.8各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；

2.9公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；

2.10各種人事材料；

2.11工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；

2.12各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；2.13電子文檔及聲像資料；

3.要求

3.1.編制《檔案卷內(nèi)目錄》，應(yīng)包括以下幾個(gè)內(nèi)容：部門代碼、檔案編號(hào)、文件名稱、金額（如果涉及）、經(jīng)手人、入檔時(shí)間、頁(yè)碼及備注等。

3.2.檔案編號(hào)的設(shè)置方法可參考如下:行政部、財(cái)務(wù)部、技術(shù)部、市場(chǎng)部的名稱代碼可分別設(shè)置為XZ/CW/JS/SC.其中各部門下屬的各項(xiàng)分類可按照阿拉伯?dāng)?shù)字分別命名，或者按照事項(xiàng)的中文名稱的首寫(xiě)字母或漢字來(lái)代替，具體代碼可列表說(shuō)明。

3.3.所有文件歸檔裝訂時(shí)，應(yīng)統(tǒng)一在文件首頁(yè)正面的右上角標(biāo)明檔案編號(hào)。如漏頁(yè)等有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備注欄內(nèi)。在每頁(yè)目錄下注明立卷人姓名和日期。

3.4.立卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

a)歸檔文件完整齊全；

b)分類清楚；

c)標(biāo)題確切易查找；

d)卷內(nèi)排列系統(tǒng)、條理；

e)保管期限準(zhǔn)確；

f)卷皮書(shū)寫(xiě)工整；

g)裝訂整理結(jié)實(shí)、美觀。

3.5.以電子方式存檔的文件，文件名必須含部門代碼、撰寫(xiě)人名字、文件名、存檔人名字及入檔日期（如：張三于20__年1月1日，將市場(chǎng)部商務(wù)李四交管的20__年下半年下單統(tǒng)計(jì)表存檔，其存檔文件名應(yīng)該為：SC李四20__年6-12月下單統(tǒng)計(jì)表張三20__0101）。

3.6.公司的電子文檔一般情況下存在公司專用電腦的指定區(qū)域，但由于電子文檔的特殊性，在存檔時(shí)應(yīng)該用移動(dòng)硬盤(pán)或者光盤(pán)進(jìn)行備份。

3.7.文件類以電子文檔形式存檔時(shí)，應(yīng)盡量以PDF格式存放。

4.期限

4.1永久保存：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)形成的.文件材料；公司章程、公司制度體系、內(nèi)部發(fā)文；公司有效證照、證件、印章；公司獲得的榮譽(yù)資料；

四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20__-02

4.210年保存：公司年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃；各項(xiàng)計(jì)劃、檢查、總結(jié)；

4.35年保存：公司重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、會(huì)議記錄、相關(guān)照片等；各種人事材料；工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，收集獲得的文件材料；各種合同、契約、協(xié)議、招投標(biāo)系列文件；電子文檔及聲像資料；

4.41年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者；

4.5財(cái)務(wù)類檔案按照會(huì)計(jì)相關(guān)法律規(guī)定存檔。

5.歸檔

各部門檔案管理人員應(yīng)本著認(rèn)真、負(fù)責(zé)、保密的態(tài)度，認(rèn)真整理、保存、管理公司各項(xiàng)檔案資料。

5.1行政部為涉及檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)確保檔案的完整性、及時(shí)移交和保密負(fù)責(zé)。技術(shù)部、銷售部、行政部、財(cái)務(wù)部及市場(chǎng)部，各自整理保管內(nèi)部檔案，除財(cái)務(wù)部外，其他部門在每年1月1日和7月1日以前向行政部負(fù)責(zé)管理檔案的人員提交之前半年的檔案，由行政部統(tǒng)一備案管理，財(cái)政部的檔案由自己備案保管。

5.2公司檔案資料按部門分類，檔案管理制度由行政部制定。收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、編目、檢索、利用等管理工作由各部門指定檔案管理員負(fù)責(zé)。

5.3各部門檔案管理人員的職責(zé)：應(yīng)及時(shí)將應(yīng)歸檔文件進(jìn)行整理、保存，保證資料不遺失、不泄密，及時(shí)按要求向行政部移交檔案。

5.4一項(xiàng)工作同時(shí)由幾個(gè)部門參與辦理時(shí)，由主辦部門負(fù)責(zé)收集形成的文件資料。

5.5各部門需歸檔的文件

5.1.1a)行政部門

公司文件：公司章程、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、公司有效證照、證件、印章、公司發(fā)布的各類文件（電子文檔）；

b)人事類文件：?jiǎn)T工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培養(yǎng)和服務(wù)協(xié)議書(shū)、員工入職表、員工離職表、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)及考核評(píng)價(jià)表、員工入職體檢表、員工簡(jiǎn)歷、員工身份證復(fù)印件、員工學(xué)歷證明復(fù)印件；

c)行政類文件：各種會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要（電子文檔）、以行政部門名義簽訂的合同、公司各類照片（電子文檔）、快遞單、社保相關(guān)的各類單據(jù)、公積金相關(guān)的各類單據(jù)、員工保險(xiǎn)單。

5.1銷售部門

標(biāo)書(shū)、下單統(tǒng)計(jì)表（電子文檔）、總代理合同、銷售合同、銷售清單（包括軟件成交記錄、品種、序列號(hào)等信息）（電子文檔）、貨物簽收單、發(fā)票簽收單

5.2財(cái)務(wù)部門

會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、匯帳憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、總分類賬、庫(kù)存商品明細(xì)賬、明細(xì)分類賬、審計(jì)報(bào)告、抵扣聯(lián)、已作廢的發(fā)票及紅字發(fā)票、發(fā)票存根聯(lián)、原始憑證、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、入庫(kù)單、出庫(kù)單、請(qǐng)款單、員工銷售卡、員工銷售業(yè)務(wù)季度卡、貨物簽收單、訂貨單（電子文檔）、結(jié)算表（電子文檔）、用戶報(bào)表（電子文檔）、物料領(lǐng)用登記表、PKPM升級(jí)記錄表（電子文檔）、PKPM新購(gòu)記錄表（電子文檔）、借鎖登記表（電子文檔）、PKPM用戶升級(jí)清單（電子文檔）、代理退鎖清單（電子文檔）

5.3技術(shù)部門工程設(shè)計(jì)圖

5.4市場(chǎng)部

客戶資料（電子文檔）、滿意度調(diào)查表及結(jié)果、廠商活動(dòng)簽到表、廠商活動(dòng)申請(qǐng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)資料（電子文檔）、廠商活動(dòng)總結(jié)資料（電子文檔）

6.借閱

6.1.各部門建立《檔案借閱復(fù)制登記簿》，主要內(nèi)容：借閱單位或部門、借閱人、借閱理由、借閱起止時(shí)間、批準(zhǔn)人、歸還時(shí)間、歸還時(shí)檢查情況、經(jīng)手人。

第5頁(yè)/共7頁(yè)四川建華科技有限公司管理文件檔案管理制度SCJH-I-20__-02

6.2.借閱檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理借閱。

6.3.借閱人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、抽取、折卸、調(diào)換、污損、摘抄所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、劃線和涂改，閱后及時(shí)歸還。

6.4.借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查冊(cè)數(shù)、頁(yè)數(shù)，是否有遺失損壞等情況，如有問(wèn)題及時(shí)通知借閱人說(shuō)明原因及補(bǔ)救并報(bào)主管高管及審批人員。

6.5.各部門如有撤銷、合并情況以及人事變動(dòng)情況時(shí)，所有相關(guān)資料要做到移交清楚，保持資料的完整無(wú)缺。

6.6.人事檔案除總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事部負(fù)責(zé)人以外任何人不準(zhǔn)借閱。

7.復(fù)印

7.1檔案原則不準(zhǔn)復(fù)印，若各部門因工作需要可以制作復(fù)件。復(fù)制檔案的單位、部門、人員要到各部門檔案管理人員處填寫(xiě)借閱登記，由各部門經(jīng)理簽字同意后，方可到檔案管理人員處辦理復(fù)制。

7.2復(fù)件管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員參照檔案管理辦法實(shí)施管理，并對(duì)復(fù)件的保密性負(fù)責(zé)。

8.銷毀

8.1檔案銷毀時(shí)，由保管人員提出并整理造表，報(bào)部門經(jīng)理核準(zhǔn)呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)銷毀。

8.2檔案銷毀一般采用碎紙機(jī)，由各部門檔案管理人員和綜合管理部負(fù)責(zé)人同時(shí)執(zhí)行。

9.相關(guān)記錄

9.1I-01-05《公司檔案借閱登記表》

9.2I-01-06《公司檔案借閱申請(qǐng)表》

9.3I-01-07《公司檔案銷毀申請(qǐng)表》